Как пользоваться календарем Microsoft 365

Microsoft предлагает настраиваемый календарь как часть набора приложений Microsoft 365. Календарь включает в себя такие функции, как оповещения, уведомления, совместное использование и синхронизация с другими программами. Самый быстрый способ лучше организовать рабочий и социальный календари — через электронную почту Outlook, где можно найти цифровой календарь Office.

Как пользоваться календарем Microsoft 365

Календарь Office предоставляет много функций, в том числе множество менее известных функций, которые помогут вам получить максимальную отдачу от планирования. Вот несколько простых, но полезных советов по использованию календаря Office.

Создание нескольких календарей

Если вы совмещаете работу, друзей и семью, иногда лучше разделить деловые и личные расписания в календаре Office. Приложение позволяет создавать отдельные календари для личного и рабочего использования. Затем вы можете позже отображать их рядом или вместе, чтобы координировать свои расписания. Например, вы можете захотеть, чтобы ваш рабочий график был отделен от графика команды Малой лиги, которую вы тренируете. Но позже вы можете просмотреть их вместе, чтобы спланировать свою неделю.

Календари легко создавать в приложении Office Calendar. На вкладке «Главная» приложения щелкните вкладку «Добавить календарь» на ленте в верхней части страницы. Затем в раскрывающемся списке выберите «Создать новый календарь». Вы можете дать календарю имя в диалоговом окне «Создать новую папку», а затем нажать «ОК». Календарь появится в разделе «Мои календари» в левой части приложения.

Просмотр нескольких календарей одновременно

После создания нескольких календарей для работы, игр и семьи в календаре Office есть варианты их просмотра. Приложение позволяет просматривать рядом друг с другом и смешанное представление, которое объединяет календари в одном месте. Это показывает все действия во всех календарях.

Вот как можно просмотреть несколько календарей:

Сначала найдите раздел «Мои календари» в левой части календаря. Затем вы можете установить флажки рядом с вашими календарями, чтобы просмотреть те, которые вы хотите видеть. Вы можете щелкнуть один календарь или столько, сколько хотите видеть сразу, установив флажки. После проверки ваши календари сначала будут отображаться рядом друг с другом. Это представление по умолчанию, но вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «наложение». Это объединит внешний вид нескольких календарей в одно пространство для просмотра.

Цвет приложения кодирует разные календари, позволяя различать события из каждого календаря. Кроме того, вы можете удалить наложение календарей, снова щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «наложение» во второй раз, чтобы вернуться к представлению по умолчанию.

Поделитесь своим календарем

Еще одна ключевая функция календаря Office — возможность делиться календарями с другими. Вы можете разрешить другим пользователям просматривать ваш календарь или изменить его. Вот как использовать функцию обмена.

Сначала в приложении «Календарь Office» на рабочем столе выберите параметр «Поделиться календарем», расположенный на ленте на вкладке «Главная». Затем в раскрывающемся меню выберите календарь, которым хотите поделиться. Затем найдите диалоговое окно «Свойства календаря» и нажмите «Добавить». Это позволяет вам искать контакты, с которыми вы хотите поделиться своим календарем, и добавлять их. Здесь вы можете выбрать разрешения, которые вы хотите предоставить контактам, когда вы делитесь своим календарем. Например, вы можете выбрать «Может просматривать, когда я занят», чтобы показать встречу или событие, не раскрывая деталей. Другие варианты включают «Может просматривать все детали» или «Может редактировать».

Выбрав разрешения, нажмите «ОК», чтобы поделиться календарем с контактом. Чтобы поделиться календарями с помощью веб-интерфейса Outlook, начните с нажатия кнопки «Поделиться» в верхней правой части веб-страницы. Затем введите адрес электронной почты контакта, которому вы хотите отправить календарь. Затем в раскрывающемся меню вы можете выбрать разрешение, которое вы хотите дать своему контакту, а затем нажать «Поделиться».

Персонализируйте свой календарь

Вы можете сделать свой Календарь Office уникальным с помощью различных предлагаемых функций. Например, вы можете выбрать способ отображения календаря. Варианты включают отображение по рабочей неделе, с отображением разных часов работы или по месяцам. Вы даже можете придать календарю собственный цвет. Это несколько простых вариантов, которые помогут придать вашему календарю индивидуальность.

Используйте настройки календаря в настольном приложении Outlook. Нажмите «Файл». Затем в меню выберите «Параметры». Нажмите «календарь» на левой панели в диалоговом меню «Параметры Outlook», нажмите «календарь» на левой панели. После внесения изменений в выбранные вами параметры нажмите «ОК».

Синхронизируйте другие календари с календарем Office

Еще одна функция календаря Office — это возможность связываться с другими календарями, чтобы при внесении изменений в один они отображались во всех. Например, когда вы связываете свой Календарь Google с Outlook, изменения, сделанные в календаре Google, будут обновлены до вашего календаря Outlook. Обратное также верно. Изменения в Outlook отобразятся в календаре Google. Все, что вам нужно сделать, это убедиться, что вы подписаны на Календарь Google в своем приложении Outlook. Это обеспечит актуальность обоих календарей. Это обновление в реальном времени не произойдет, если вы только импортируете свой Календарь Google в Outlook. В этом случае календари статичны и не обновляются с изменениями.

Вот как вы можете синхронизировать свои календари, подписавшись на Календарь Google в настольном приложении Outlook. Сначала откройте Календарь Google. Найдите три точки на левой панели справа от календаря. Нажмите на них, а затем выберите «Настройки и общий доступ». В этом меню выберите «интегрировать календарь» и найдите «секретный адрес в формате iCal». Справа от «секретного адреса в формате iCal» нажмите «копировать», а затем нажмите «ОК» во всплывающем сообщении.

Затем перейдите в свой календарь Outlook на рабочем столе. Нажмите «Добавить календарь» в верхней части вкладки «Главная». В раскрывающемся меню выберите «из интернета». Вставьте ссылку, которую вы скопировали из Календаря Google, в поле и нажмите «ОК». В поле «Параметры подписки» вы можете назвать свой календарь, а затем нажать «ОК».

Синхронизируйте свой календарь iOS

Вы также можете добавить свой календарь с iPhone или iPad в Календарь Office. Календарь Office будет обновляться в соответствии с изменениями, внесенными вами в календарь на iPhone или iPad. Но когда вы вносите изменения в свой календарь Outlook, они не отображаются на устройствах Apple. Это не то же самое, что синхронизация с Google, но она поддерживает обновление календаря Office.

Вот как воспользоваться этой функцией:

Сначала откройте страницу календаря iCloud в интернете. Здесь хранится ваш календарь с устройств Apple. Оказавшись там, щелкните значок «трансляция» справа от календаря на панели слева. Далее появится «совместный доступ к календарю». Установите флажок рядом с «общедоступным календарем», а затем нажмите «копировать ссылку» под URL-адресом, который появляется под полем. Наконец, нажмите «ОК», чтобы закрыть всплывающее окно.

Затем перейдите в свой офисный календарь на рабочем столе. Нажмите «добавить календарь» на вкладке «Главная» ленты. В раскрывающемся меню выберите «из интернета». Вставьте скопированный URL-адрес в поле и нажмите «ОК». Затем нажмите «Да», чтобы подтвердить, что вы хотите подписаться на обновления, внесенные в ваш календарь iOS. Это позволяет изменениям, внесенным в календарь iPhone или iPad, отображаться в календаре Office. Однако изменения, внесенные в Календарь Office, не будут отображаться на устройствах Apple.

Оцените статью
Поделиться с друзьями
Валерий Матафонов

Автор блога WM-IT.pro. Занимаюсь разработкой и оптимизацией сайтов с 2010 года.

WM-IT.pro - Блог об информационных технологиях
Добавить комментарий